Fler och fler arbetsgivare vill kolla upp den som söker jobb innan de bestämmer sig för att anställa. Det handlar inte om att man inte litar på folk, utan om att vara säker på att rätt person får jobbet. Inom vissa yrken – som till exempel skola, vård eller ekonomi – kan det vara extra viktigt att kontrollera att personen är pålitlig och har den erfarenhet som krävs.
Bakgrundskontroll vid anställning är därför något som blivit vanligare. Det kan låta lite allvarligt, men i praktiken handlar det mest om att bekräfta sånt som personen redan skrivit i sitt CV. Ibland kollar man även brottsregister, ekonomi eller vad kandidaten lagt upp på sociala medier. Syftet är att minska risken för felrekryteringar – för både arbetsgivare och arbetssökande.
I den här texten går vi igenom allt man kan vilja veta om hur en bakgrundskontroll går till, varför den görs, vad som är tillåtet, vad som är viktigt att tänka på – och vad som faktiskt inte får göras.
Vad är bakgrundskontroll?
Bakgrundskontroll är ett sätt för arbetsgivare att samla in information om en person som söker jobb. Det kan handla om att kolla upp tidigare arbetsplatser, utbildningar, brottsregister, ekonomi eller annan information som är viktig för att avgöra om någon passar för en viss tjänst.
Det är ofta en noggrann genomgång av uppgifter för att säkerställa att personen är den hen säger sig vara. Ibland gör arbetsgivaren detta själv, men ofta tar man hjälp av företag som är experter på sådana kontroller.
Varför görs bakgrundskontroll vid anställning?
Det kostar mycket pengar att anställa fel person. Därför vill många arbetsgivare minska risken att rekrytera någon som ljugit om sin bakgrund, har dolda problem eller som av andra skäl inte är rätt för jobbet. Genom att göra en bakgrundskontroll får arbetsgivaren bättre koll.
I yrken där man jobbar med barn, äldre eller pengar är det särskilt viktigt att den som anställs är pålitlig. Det gäller till exempel lärare, vårdpersonal och anställda i bankbranschen. Men även andra arbetsgivare kan vilja kolla upp en kandidat innan anställning – särskilt om det handlar om ett jobb med stort ansvar.
När görs en bakgrundskontroll?
Bakgrundskontrollen sker oftast i slutet av rekryteringsprocessen. Det är vanligt att den görs först när man har hittat en eller ett par personer som man funderar på att anställa. Innan kontrollen kan börja måste kandidaten godkänna det skriftligt. Det är inte tillåtet att börja kontrollera utan att personen vet om det.
För det mesta görs kontrollen efter intervjuer och innan ett anställningsavtal skrivs under. Det kan ta mellan några dagar och upp till två veckor beroende på hur mycket som ska granskas.
Vad kan ingå i en bakgrundskontroll?
En bakgrundskontroll anställning kan se olika ut beroende på jobbet. Vissa kontroller är enkla och andra mer detaljerade. Här är några exempel på vad som kan ingå:
Identitetskontroll
Arbetsgivaren ser till att personnummer, namn och adress stämmer. Det är ett sätt att bekräfta att personen är den hen utger sig för att vara.
Utbildning
Betyg och examina från skolor och universitet kan kontrolleras. Det handlar om att se så personen verkligen har läst det hen påstår.
Tidigare jobb
Gamla arbetsgivare kan kontaktas för att bekräfta vilka roller personen haft och hur länge hen jobbat där. Ibland frågar man också hur det fungerade på arbetsplatsen.
Brottsregister
Inom vissa yrken, som skola och barnomsorg, är det ett krav att visa utdrag från polisens brottsregister. I andra fall kan arbetsgivaren vilja kontrollera detta om jobbet kräver extra säkerhet.
Ekonomi
Vissa arbetsgivare kollar om personen har betalningsanmärkningar eller skulder. Det är vanligast för jobb där man hanterar pengar, till exempel som ekonom eller kassör.
Sociala medier
En del företag tittar på vad kandidaten lägger ut offentligt på sociala medier. Man kollar till exempel om personen har delat olämpliga inlägg som kan påverka företagets rykte.
Säkerhetsprövning
För extra viktiga tjänster – till exempel inom försvar, polis eller it-säkerhet – kan det krävas djupare kontroller. Det kan innebära intervjuer, referenser från privatlivet och koll av säkerhetsrisker.
Så går en bakgrundskontroll till
Processen börjar med att arbetsgivaren ber kandidaten om ett skriftligt godkännande. Det är ett måste enligt lagen. Efter det samlas olika uppgifter in. Det kan till exempel handla om att kandidaten får skicka in betyg, intyg, ID-kort och referenser.
Arbetsgivaren – eller ett företag som gör bakgrundskontroller – kontaktar sedan skolor, myndigheter och tidigare arbetsgivare. I vissa fall begär man utdrag ur brottsregistret, kollar upp ekonomi eller söker efter information på sociala medier.
När alla uppgifter är inhämtade görs en rapport. Arbetsgivaren använder sedan rapporten för att bedöma om personen är rätt för jobbet. I vissa fall får kandidaten ta del av rapporten, särskilt om något ser konstigt ut eller behöver förklaras.
Regler som måste följas
Det finns tydliga lagar kring hur en bakgrundskontroll får göras. Först och främst måste personen som ska kontrolleras säga ja till det – det får alltså inte göras i smyg.
All information som samlas in räknas som personuppgifter, vilket innebär att GDPR gäller. Det betyder bland annat att:
- Uppgifterna måste lagras på ett säkert sätt.
- Bara det som är relevant för jobbet får kontrolleras.
- Kandidaten har rätt att få veta vad som samlats in.
- Det ska finnas möjlighet att rätta till felaktiga uppgifter.
Dessutom finns andra regler som säger att man inte får kolla på känsliga saker, till exempel politisk åsikt, religion eller om någon är med i facket. Sådan information får inte påverka beslutet om anställning.
Utdrag ur brottsregistret får bara begäras om det verkligen är motiverat. Det går alltså inte att kräva det för vilken tjänst som helst. Inom barnomsorg, skola och liknande verksamheter är det dock ett krav.
Etik och respekt är också viktigt
Även om lagen sätter gränser, är det också viktigt att tänka på vad som är schysst och respektfullt. En bakgrundskontroll ska inte kännas som ett intrång i privatlivet. Bara det som är relevant för jobbet ska granskas.
Det är bra om arbetsgivaren berättar i förväg vad som ska kontrolleras och varför. På så sätt vet kandidaten vad som händer, vilket skapar mer trygghet och öppenhet.
Om något i kontrollen verkar fel eller missvisande ska kandidaten ha en chans att förklara eller rätta det. Det kan till exempel vara så att ett gammalt ärende i brottsregistret inte längre är aktuellt, eller att ett missförstånd skett kring en tidigare anställning.
Alla ska behandlas lika, oavsett kön, ålder, etnisk bakgrund eller funktionsvariation. Ingen ska bli diskriminerad på grund av personlig bakgrund eller livssituation.
Vanliga misstag vid bakgrundskontroller
Det är lätt att göra fel om man inte vet vad som gäller. Här är några exempel på misstag arbetsgivare ibland gör:
- De glömmer att informera kandidaten om att kontrollen ska göras.
- De ber om uppgifter som inte har med jobbet att göra.
- De förvarar känslig information på ett osäkert sätt.
- De tolkar rapporten fel eller drar för snabba slutsatser.
- De glömmer att återkoppla till kandidaten efteråt.
- De sparar information för länge eller använder den till annat.
Sådana misstag kan få allvarliga konsekvenser, både juridiskt och för förtroendet mellan arbetsgivare och kandidat. Därför är det viktigt att följa rätt process och vara noggrann.
Hur påverkar kontrollen om du får jobbet?
Resultatet från kontrollen kan påverka om du blir erbjuden jobbet eller inte. Om allt stämmer och ser bra ut ökar chanserna. Men om något negativt kommer fram – till exempel domar, stora skulder eller olämpligt beteende – kan det minska möjligheten att bli anställd.
Det betyder dock inte att en liten sak automatiskt leder till ett nej. Många arbetsgivare gör en helhetsbedömning. De tittar på hur viktig informationen är för just det jobbet, och väger in hur du var på intervjun och vad dina referenser säger.
Ett gammalt misstag behöver alltså inte betyda att du inte får jobbet – särskilt om du är ärlig och kan förklara vad som hänt.
Vilken information får kontrolleras?
Vad som får kontrolleras beror på vad jobbet kräver. Men det finns några delar som ofta är med i en bakgrundskontroll:
- Identitet: Personnummer, adress, folkbokföring, namnbyte.
- Utbildning: Betyg, certifikat, utbildningsnivå.
- Tidigare jobb: Vilka jobb du haft, hur länge och i vilken roll.
- Ekonomi: Kreditinformation, skulder, betalningsanmärkningar.
- Brott: Utdrag ur brottsregister om det är motiverat.
- Sociala medier: Inlägg, bilder och kommentarer som är offentliga.
Allt det här kan ge en arbetsgivare en tydligare bild av vem du är och hur du passar för jobbet. Men bara information som är relevant för tjänsten får användas. Det är inte tillåtet att samla in mer än nödvändigt.
Hur kan man förbereda sig?
Om du söker ett jobb där det är troligt att det görs en bakgrundskontroll vid anställning, finns det några saker du kan tänka på i förväg.
Dubbelkolla att ditt CV är korrekt. Kolla att datum och titlar stämmer. Det är bättre att vara ärlig än att överdriva – även små lögner kan upptäckas.
Se över dina offentliga profiler på sociala medier. Fundera på om något där kan uppfattas som olämpligt i en jobbsituation.
Ifall du har något i din bakgrund som du tror kan påverka, fundera på hur du kan förklara det på ett ärligt och moget sätt. Många arbetsgivare uppskattar när folk är öppna och visar att de lärt sig något av sina misstag.
Vem gör kontrollen?
Ibland är det arbetsgivaren själv som gör kontrollen, men ofta anlitas ett företag som är specialiserat på detta. Dessa företag vet vilka regler som gäller, hur man hämtar in information på ett lagligt sätt och hur man skriver rapporter som är tydliga och rättvisa.
Den som söker jobbet har rätt att få veta vilket företag som gör kontrollen och vilken information som kommer att granskas. Det går också att säga nej till denna kontroll – men då kan det påverka om du blir aktuell för jobbet.
Så skyddas dina uppgifter
All information som samlas in under kontrollen ska hanteras med stor försiktighet. Det innebär att:
- Uppgifterna inte får delas med andra än de som behöver dem.
- De ska lagras säkert, så att ingen obehörig kommer åt dem.
- De får inte användas för andra syften än just rekryteringen.
- De ska raderas när de inte längre behövs.
Detta är krav enligt GDPR, och arbetsgivaren måste följa dem. Om du känner dig osäker har du rätt att be om mer information eller säga ifrån om något inte känns rätt.
Bakgrundskontroll är inte något att vara rädd för
Många känner sig lite nervösa när de hör ordet bakgrundskontroll. Det låter kanske som om man är misstänkt för något – men i själva verket är det en ganska vanlig del av rekryteringen.
Så länge allt sköts på ett lagligt och respektfullt sätt finns det inget konstigt med det. Det handlar helt enkelt om att arbetsgivaren vill känna sig trygg med att de anställer rätt person.
Har du varit ärlig i din ansökan, har rent brottsregister och skött dig på jobbet – då har du inget att oroa dig för. Och skulle det finnas något i din bakgrund som kan väcka frågor, är det alltid bättre att vara öppen och förklara än att försöka dölja det.