WBS står för Work Breakdown Structure och används inom projekt för att få en tydlig överblick över allt som behöver göras. Det är i grunden en metod för att dela upp ett stort projekt i mindre, mer hanterbara delar. På så sätt blir det enklare att se vilka uppgifter som ska göras, vem som ansvarar för dem och hur de hänger ihop.
En WBS hjälper både projektledaren och teamet att arbeta mer strukturerat och minskar risken för missförstånd under arbetets gång.
Varför används en WBS?
När ett projekt startar kan det kännas överväldigande eftersom så mycket behöver göras på kort tid. Genom att bryta ner helheten i delar blir det lättare att planera, prioritera och följa upp. En WBS gör att alla ser samma bild av projektet, vilket leder till bättre samarbete och tydligare ansvarsfördelning.
För projektledaren är det ett verktyg för att få koll på helheten, men också för att säkerställa att inget viktigt tappas bort. För teamet fungerar det som en guide som visar vägen framåt.
Så här byggs en WBS
Att skapa en WBS kan göras på flera sätt, men det finns en enkel arbetsgång som ofta används i olika organisationer.
- Gruppen samlas till en workshop där personer med olika roller och erfarenheter deltar. Det gör att man får in flera perspektiv redan från början.
- Alla i gruppen får brainstorma fram vad som behöver göras, och allt skrivs ner på en lista. Här handlar det bara om att samla så många idéer som möjligt utan att tänka på ordning eller sortering ännu.
- När ni har brainstormat fram alla uppgifter är nästa steg att samla ihop liknande saker i grupper. Liknande aktiviteter samlas ihop under samma område.
- Utifrån grupperna byggs kategorier upp, till exempel huvudområden med underkategorier.
- Slutligen sammanfattas allt i en mindmap eller en liknande översikt som gör det enkelt för alla att se hur arbetet hänger ihop.
Genom att följa dessa steg blir projektplaneringen mer strukturerad och det är lättare att förstå hur alla delar hänger ihop.
Exempel på användning i ett projekt
Tänk dig att ni ska fixa en stor konferens. Då kan projektet delas upp i olika delar, som att boka lokal, ordna marknadsföring, fixa teknik, och se till att deltagarna får rätt information. Varje del kan sedan brytas ner i ännu mindre uppgifter.
Logistiken kan till exempel handla om transporter, hotellbokningar och registreringen när folk kommer dit. På det sättet blir det enklare att se vad som ska göras och vem som ska ta hand om vad.
Det är här styrkan med en WBS projekt blir tydlig – allt som behöver göras blir synligt och projektet blir mer hanterbart även om det är stort och komplext.
Fördelar med att använda WBS
En av de största fördelarna är att projektteamet får en gemensam bild av vad som ingår i arbetet. Det gör att planeringen blir enklare och att alla ser samma mål. Det blir också lättare att sätta tidsramar och budget eftersom man kan uppskatta varje del för sig.
En annan fördel är att det minskar risken att något faller mellan springorna. När allt är uppdelat och dokumenterat kan projektledaren se om något område är oklart och åtgärda det i tid. Dessutom blir det enklare att följa upp hur arbetet går och justera planen om något ändras.
WBS som en del av projektplanering
WBS är inte ett verktyg som används helt fristående, utan det hänger ihop med resten av projektplaneringen. När uppgifterna har delats upp och strukturerats kan de användas som grund för att skapa en tidsplan, bestämma resurser och sätta upp ansvariga personer.
På det sättet blir en WBS inte bara en översikt, utan också ett verktyg för att koppla ihop planeringen med genomförandet.
Vanliga former av WBS
En WBS kan visas på olika sätt beroende på vad som passar bäst. Ibland används en klassisk hierarkisk lista, där huvuddelar och underdelar listas under varandra. Andra gånger används visuella mindmaps eller trädstrukturer där det grafiskt framgår hur delarna hänger ihop. Det finns ingen regel för vilket som är rätt, utan valet beror på projektets storlek och vad teamet föredrar.
I större organisationer används ofta digitala projektverktyg där en WBS byggs upp direkt i systemet. Där går det också att koppla samman uppgifterna med tidsplaner, resurser och rapporter.